Messenger-Marketing: Tools, Strategien und Einsatzmöglichkeiten
In der heutigen hektischen und anspruchsvollen (digitalen) Welt ist es oft eine Herausforderung, den Überblick über alle Aufgaben, Projekte und Verpflichtungen zu behalten. Das Gefühl der Überlastung und die ständige Angst, etwas zu vergessen, können uns lähmen und unsere Produktivität beeinträchtigen. Doch zum Glück gibt es einen bewährten Ansatz, der uns dabei unterstützt, unser Selbstmanagement zu verbessern und unseren Alltag effektiv zu organisieren: Getting Things Done, kurz GTD. Was es mit der Methode auf sich hat und wie Sie die Methode mit fünf Schritten erfolgreich in Ihren Alltag integrieren können, erfahren Sie in unserem aktuellen Blogbeitrag!
Getting-Things-Done-Methode (GTD): Das steckt dahinter
Selbstmanagement ist eine Kunst, die nur wenige Menschen beherrschen. Häufig werden Aufgaben aufgeschoben und hektisch auf den letzten Drücker erledigt. In der Folge kreisen die Gedanken im Bett um die liegen gebliebenen Erledigungen und um die nächsten Termine. Ein Gefühl der Überforderung stellt sich ein, das Sie mit der Getting-Things-Done-Methode aus dem Weg räumen.
Getting-Things-Done ist ein englischsprachiger Begriff, der eine effiziente Methode des Zeitmanagements beschreibt und vom amerikanischen Produktivitätsberater David Allen entwickelt wurde. Die Methode basiert auf einem System aus Kalendern und Liste, die Sie dabei unterstützen, alle anstehenden Aufgaben stressfrei und zeitsparend zu erledigen.
Das Prinzip von GTD beruht auf der schriftlichen Erfassung sämtlicher Aufgaben. Wenn Sie Ihren Aufgabenblock visualisieren, fällt es Ihnen deutlich leichter, konzentriert an die Abarbeitung zu gehen. Ihr Gehirn wird entlastet, weil Sie sich nicht permanent jede Kleinigkeit merken müssen. Der positive Nebeneffekt besteht in der Tatsache, dass Ihre Gedanken abends oder nachts nicht mehr um die geplanten Tätigkeiten kreisen. Das nervtötende Grübeln nimmt ab.
In 5 Schritten zum erfolgreichen Selbstmanagement
Bei der Getting-Things-Done-Methode gehen Sie schrittweise vor. Die Reihenfolge der Schritte ist strikt festgelegt und sollte deshalb nicht verändert oder modifiziert werden.
Schritt 1: Sammeln in „Eingangskörben“
Schritt 1 beinhaltet das Sammeln aller anstehenden Aufgaben und Termine in „Eingangskörben“. Die Ähnlichkeit zum Warenkorb ist kein Zufall, denn auch in Letzterem werden Waren im Supermarkt oder im Online-Shop gesammelt. Ob Ihr Sammel- oder Ordnungssystem auf einer handschriftlichen Erfassung oder einem virtuellen Assistenten wie Evernote oder OneNote beruht, bleibt Ihnen überlassen.
Schritt 2: Sichten und Verarbeiten
Sämtliche gesammelten Aufgaben und Termine werden nun im zweiten Schritt gesichtet, sortiert und verarbeitet. Um eine Unterscheidung vornehmen zu können, stellen Sie sich folgende Fragen:
- Was ist das für eine Aufgabe?
- Erfordert sie aktuell Handlungsbedarf?
- Was unternehme ich als nächstes?
Jede Aufgabe und jeder Termin sollten eine exakte Zuordnung erhalten und einsortiert werden. Sollte keine Handlung erforderlich sein, entsorgen oder archivieren Sie die Aufgabe.
Schritt 3: Die Kunst der Organisation
Auf die Verarbeitung aller Aufgaben folgt die Kunst der Organisation aller Aufgaben und Termine. Alle Tätigkeiten werden nun in Listen erfasst und Zwischenablagen zugeordnet. Als Faustregel gilt: Aufgaben, die in weniger als zwei Minuten erledigt werden können, werden direkt bearbeitet.
- Kalender: Im Kalender werden ausschließlich Termine erfasst. Aufgaben werden als Projekte dargestellt und in Teilschritte zerlegt.
- Projekte: Ein Projekt ist nach der GTD-Methode eine Aufgabe, die in mehreren Teilschritten erledigt wird. Dabei kann es sich um eine Marketing-Kampagne im Online Marketing, das Aneignen von Lehrstoff oder die Renovierung der Wohnung handeln.
- Kontextbezogene Listen: Führen Sie kontextbezogene Listen mit einer klaren Unterscheidung zwischen beruflichen, privaten und gesellschaftlichen Aufgaben. In Letzterer werden unter anderem Vereinsarbeit, der Besuch von Elternversammlungen in der Schule und die Teilnahme an Events erfasst.
Wichtig: Erinnerung einbauen! Für die Erfolgskontrolle ist es wichtig, eine Erinnerung einzubauen. Legen Sie zu diesem Zweck eine Liste an, in der Sie Termine für eine Kontrolle des Fortschritts festlegen.
Schritt 4: Regelmäßige Sichtung der Listen
Zwar ist das Anlegen von Listen ein großer Schritt in Richtung Selbstorganisation, doch ein Garant für eine Produktivitätssteigerung ist das noch nicht. Sichten Sie die Listen aus diesem Grund in regelmäßigen Abständen, um immer auf dem aktuellen Stand zu sein. Den Terminkalender sollten Sie mehrmals am Tag checken und die Aufgabenlisten einmal täglich.
Darüber hinaus schreibt die GTD-Methode einen Wochenrückblick vor. Bei diesem Schritt überprüfen Sie, ob die Projektliste noch aktuell ist, welche Tätigkeiten erledigt sind und ob sich neue Aufgaben im „Eingangskorb“ befinden.
Schritt 5: Erledigung der Aufgaben
Die Erledigung der Aufgaben erfolgt unter Berücksichtigung von vier Kriterien: Priorität, verfügbare Zeit, verfügbare Energie und Kontext. Die wichtigste Aufgabe wird zuerst erledigt, wenn es die zur Verfügung stehende Zeit zulässt. Es lohnt sich natürlich nicht, ein Telefongespräch zu beginnen, das mindestens eine Stunde dauert, wenn in 15 Minuten die Kinder von der Schule abgeholt werden müssen. Um festzustellen, wann Sie am produktivsten sind, beobachten Sie sich eine Woche lang im Selbstversuch. Schnell werden Sie merken, wann Sie sich im Leistungshoch befinden und wann Ihre Akkus fast leer sind.
Fazit: Die Getting-Things-Done-Methode ist kein einfacher Weg zum Selbstmanagement, doch er ist praxiserprobt. Die Methode ist vor allem für Menschen geeignet, die ein strukturiertes Vorgehen gewohnt sind und für die analytisches Denken kein Fremdwort ist.
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