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Das Jahr neigt sich dem Ende zu und damit kommen auch die Vorsätze und Pläne für das neue Jahr 2023 immer näher. Doch bevor die vielen Ideen und Vorsätze umgesetzt werden können, gibt es noch einige Dinge zu erledigen. Der Jahreswechsel ist für Unternehmen und Selbstständige ein wichtiger Stichtag. Verträge ändern sich, Steuerzahlungen stehen an und ein Jahresabschluss wird erstellt. Für jeden Einzelnen bietet sich das Jahresende außerdem dazu an, im Büro für Ordnung zu sorgen, vielleicht neue Arbeitsweisen zu integrieren und sich schon einmal auf das kommende Jahr vorzubereiten. In diesem Beitrag zeigen wir euch die wichtigsten Jahresendroutinen fürs Büro!
Finanzen und Bilanzen – Das Jahr finanziell abschließen
Zum Jahresende steht für Unternehmen in der Regel auch das Ende des Geschäftsjahres an. Zu diesem Zeitpunkt steht dann der sogenannte Jahresabschluss an. Hier wird eine finanzielle Übersicht über ein Unternehmen erstellt, damit Investoren sehen können, wie das Unternehmen finanziell dasteht. Das hilft den Investoren dabei zu wissen, wie sich ihr Investment entwickelt, oder ob sie überhaupt erst in dieses Unternehmen investieren wollen.
Für einen Jahresabschluss müssen vier Teile erstellt werden:
- Die Bilanz,
- Die Gewinn- und Verlustrechnung,
- die Kapitalflussrechnung
- und die Veränderung des Eigenkapitals.
In der Bilanz werden die Vermögenswerte und die Schulden eines Unternehmens aufgeführt. Die Bilanz ist immer zu einem Stichtag fällig und in der Regel ist das der 31.12. eines Jahres. In Ausnahmefällen kann es aber auch vorkommen, dass halbjährliche Bilanzen erstellt werden.
Bei der Gewinn- und Verlustrechnung geht es um die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens. Wie viel wurde also beispielsweise mit Produktverkäufen oder Dienstleistungen eingenommen und welche Kosten stehen dem gegenüber? Der Gewinn ergibt sich aus der Differenz von Umsatz und Kosten.
Die Kapitalflussrechnung zeigt Veränderungen von Barmitteln zwischen Bilanzstichtagen auf. Hier sieht man also ob durch einen neuen Kredit oder eine Kapitalerhöhung die Mittel steigen oder diese z.B. durch die Investition in eine neue Maschine oder ein neues Gebäude gefallen sind.
Im letzten Bestandteil des Jahresabschlusses wird aufgezeigt, wie sich das Eigenkapital im Vergleich zum vorherigen Bilanzstichtag verändert hat.
Die Erstellung eines Jahresabschlusses ist viel Arbeit, zahlt sich aber aus. Durch den Jahresabschluss bekommt man einen perfekten Überblick über die Finanzen seines Unternehmens. Er hilft außerdem dabei, eine Ordnung in die Finanzen zu kriegen und Vorüberlegungen für finanzielle Entscheidungen im nächsten Jahr zu machen.
Abgesehen vom Jahresabschluss bietet sich das Jahresende noch dazu an, Verträge auf ihre Aktualität zu prüfen und die Buchführung stichprobenartig zu kontrollieren. Vor allem bei Verträgen mit Angehörigen sind hier besondere Überprüfungen wichtig, da das Finanzamt hier eine strengere Handhabung hat. Auch die korrekte Buchführung ist Pflicht und sollte deshalb mindestens einmal im Jahr auf ihre Richtigkeit kontrolliert werden.
Weiterhin kann zum Jahresende überprüft werden, ob noch steuerliche Vorteile herauszuholen sind, hier gibt es allerlei Möglichkeiten. So kann man über eine Weihnachtsfeier, Gehaltsextras oder auch noch Investitionen in Büroartikel oder Ähnliches zum Jahresende steuerliche Vorteile erreichen. Wichtig ist hier, genau zu schauen, wie hoch die jeweiligen Ausgaben sind und genau zu wissen, was die steuerlichen Regeln dazu sind.
Endlich mal Ordnung am Schreibtisch – Büroplanung fürs neue Jahr
Sind die Finanzen erst einmal geregelt, ist der Rest viel leichter. Nach so vielen Zahlen und Rechnungen ist es auch schön, einfach nur den Schreibtisch in Ordnung zu bringen. Denn nicht nur die Finanzen sollten geordnet werden, das Jahresende bietet sich auch dazu an, den Arbeitsplatz in Ordnung zu bringen und vielleicht sogar ein neues System und neue Arbeitsweisen einzuführen. Bestellt euch schonmal Kalender für das Jahr 2023 und überprüft, ob eure Projekte von diesem Jahr alle abgeschlossen sind. Wenn nicht, ist es sinnvoll diese noch abzuschließen, um mit einem freien Kopf und einem freien Kalender ins neue Jahr zu starten. Hierbei wirkt auch ein aufgeräumter und geordneter Schreibtisch Wunder. An diesen kehrt man nach den Festtagen auch viel lieber zurück als zu einem Schreibtisch, auf dem Berge aus Dokumenten auf einen warten.
Wenn ihr im kommenden Jahr noch mehr über Finanzplanung, Unternehmensorganisation und professionelle Arbeitsweisen im (Unternehmens)Büro lernen möchtet, dann schaut doch bei unserem Kurs Office Manager/-in vorbei.
