Produktiv durch den Winter: Ein Leitfaden für produktives Lernen und Arbeiten

Sie gehen nach einigen Überstunden völlig erschöpft aus dem Büro, haben alles, was Sie sich für den Tag vorgenommen haben geschafft und die To-Do-Liste für morgen bereits erstellt. Ihre Kollegin ist schon seit drei Stunden zu Hause, hat ein paar Dinge erledigt, einiges liegen gelassen und sich dafür glänzend mit der neuen Chefin unterhalten. Welcher dieser beiden Arbeitstage war nun produktiver? Der, in dem mehr Aufgaben erledigt wurden oder der, der Aufgaben aufgeschoben und dafür soziale Beziehungen und individuelles Wohlergehen an erste Stelle stellt?

Die Antwort ist hier, wie bei so vielem, die Mitte! Das gesamte Aufgabenpensum erledigt zu bekommen und trotzdem pünktlich nach Hause zu gehen, um noch genug Zeit für sich selbst, Familie und Freunde zu haben – das ist produktive Arbeit, die ein gutes Gefühl gibt. Produktivität am Arbeitsplatz ist jedoch längst nicht selbstverständlich. Zu hoch sind die Ablenkungen der digitalen Medien, zu gering die Konzentrationsrate und zu groß der Druck, der am Arbeitsplatz von vielen an den Tag gelegt wird. Trotzdem müssen wir weiterhin gegen Ablenkung und Konzentrationsflauten kämpfen, um zum einen zufriedenstellend Arbeit leisten zu können und zum anderen auf diese Weise unserem Privatleben ausreichend Aufmerksamkeit schenken zu können. Mit den folgenden Tipps können Sie sich selbst dabei helfen, bei der Sache zu bleiben und Aufgaben konzentriert und effektiv zu erledigen.

 

Die fünf Pfeiler der Produktivität 

Alle Tipps, die sich um die Steigerung von Produktivität und Konzentration drehen, lassen sich letztendlich auf fünf Aspekte reduzieren. Nach Frank Hamm werden fünf grundlegende Pfeiler der Produktivität identifiziert (vgl. Hamm, 2016).

 

Fokus

Um produktiv arbeiten zu können ist das wichtigste, im Kopf auf die anfallende Aufgabe fokussiert zu bleiben. Versuchen Sie, Ihre gesamte Aufmerksamkeit auf die momentane Tätigkeit bzw. die anfallende Aufgabe zu lenken und tun Sie nichts anderes. Um mit der Konzentration leichter bei der Sache bleiben zu können, gehört für viele eine gewisse Planung dazu. Machen Sie sich Prioritätslisten, anhand derer Sie bestimmen können, welche Aufgabe am wichtigsten ist und demnach als Erstes erledigt werden muss. Wenn das Wichtigste geschafft ist und man immer weiß, was als nächstes kommt, fällt es leichter, sich durchgehend zu konzentrieren.

Achten Sie außerdem darauf, dass Sie so wenig wie möglich von außen abgelenkt werden. Das heißt vor allem: Handy weg! Darüber hinaus können Sie Ihren KollegInnen, KommilitonInnen oder Familienmitgliedern, falls Sie zuhause arbeiten, kommunizieren, dass Sie zu bestimmten Zeiten nicht gestört werden möchten. Durch ein persönliches Gespräch oder einen einfachen Zettel an der Tür Ihres Arbeitszimmers oder Büros, sollte hierfür Verständnis geschaffen werden.

Sie können Ihre Disziplin aber auch durch digitale Hilfe versuchen zu steigern. Softwaretools wie Selfcontrol oder FocalFilter sind Programme, die von Ihnen festgelegte Seiten für Sie für einen bestimmten Zeitraum blockieren. Wenn Sie ständig von eintreffenden Mails oder Calls abgehalten werden, lohnt sich womöglich die Software Cold Turkey Writer. Eingehende Kontaktaufnahmen werden von ihr abgeblockt. Zusätzlich erfasst sie, wie viele Wörter von Ihnen in welcher Zeit geschrieben werden und spornt Sie damit dazu an, sich eigene Produktivitätsziele zu setzen und sich selbst zu übertreffen.

 

Rituale

Das Etablieren von Routinen hilft Ihnen dabei, Ihre Konzentration zu unterstützen und zu erhalten. Routiniertes Verhalten wird zu Gewohnheiten, die fast automatisch funktionieren, ohne, dass man viel darüber nachdenkt – der Mensch ist ein Gewohnheitstier! Diese Eigenschaft können Sie nutzen, indem Sie Routinen in Ihren Arbeitsalltag integrieren. Eine solche Routine könnte beispielsweise so aussehen: Die erste Arbeitsstunde wird dem Antworten von Mails gewidmet, danach wird eine Tasse Kaffee getrunken und dann schreiben Sie zehn Minuten die To-Do-Liste mit den Aufgaben für den jeweiligen Tag. Auf diese Weise etablieren Sie feste Abläufe in Ihren Alltag, vergessen weniger und eignen sich Herangehensweisen für typische bzw. regelmäßige Aufgaben an, die Sie im Endeffekt produktiver arbeiten lässt. Arbeiten von zu Hause aus kann für viele ein Hindernis sein, wenn es darum geht, feste Routinen zu etablieren, weil die Grenze zwischen Freizeit und Job schier verschwimmt. Ein Ritual, um diesem Problem entgegenzuwirken kann zum Beispiel sein, sich jeden Tag für die Arbeit zurecht zu machen, auch wenn man zu Hause bleibt und Sie niemanden sehen werden. Hierdurch geben Sie sich selbst das Signal, dass jetzt der Arbeitsmodus beginnt. Ganz wichtig bei Routinen ist das Dranbleiben und so lange wiederholen, bis es in Fleisch und Blut übergeht. Grundsätzlich dauert das Etablieren neuer Gewohnheiten etwa 60 Tage.

 

Timeboxing

Timeboxing bedeutet einfach, jeder Aufgabe eine bestimmte Zeit zuzuweisen. Wenn Sie vorher abstecken, wie viel Zeit in welche Erledigung fließen darf, verhindern Sie, sich in unnötigen Details zu verlieren oder Dinge aufzuschieben. Timeboxing kann auch dabei helfen Dinge, auf die Sie keine Lust haben zu erledigen, weil Sie dadurch schon vorher im Blick haben, wie viel Zeit Sie dafür aufwenden bzw. wann es vorbei ist. Beim Planen Ihres Arbeitsalltags in verschiedene Zeitblöcke sollten Sie allerdings unbedingt auch auf Pausen achten sowie Puffer für etwaiges Dazwischenkommendes beachten. Um möglichst sinnvoll zu planen, können Sie ähnliche Aufgaben bündeln und sie gemeinsam bearbeiten. Wenn es um ganz kurze Dinge, wie etwa kurze Telefonate geht, kann dies auch unter dem Block „Sonstiges“ erfasst werden und benötigt keinen separaten Zeitblock.

 

Ausgewogenheit

Wie schon erwähnt: Pausen sind das A und O. Um Ihre Work-Life-Balance zu sichern, müssen Sie die Phasen Ihres Leistungsniveaus zuerst erkunden und Ihre Aufgaben dann darauf abstimmen. Die meisten Menschen konzentrieren sich bis 12 Uhr gut, erleben dann bis etwa 15 Uhr ein Mittagstief und können sich bis ca. 18 Uhr dann wieder voll ihrer Arbeit hingeben. Die Phasen geringer Konzentration können mit aktiver Entspannung abgefedert werden, indem Sie sich etwa hinsetzen und einen Kaffee oder Tee trinken, Musik hören oder ein Telefonat mit Freunden führen. Achten Sie darauf, sich die nötigen Pausen zu nehmen und nicht durchzuarbeiten, um doch noch etwas fertig zu bekommen. Gehen Sie in Zwischenpausen so oft wie möglich an die frische Luft oder halten Sie ein Powernap (nicht mehr als 20 Minuten), um Ihrem Körper dabei zu helfen, sich zu regenerieren. Als Faustregel gilt: alle 80 Minuten braucht der Körper 20 Minuten Entspannung, um wieder auf voller Leistung funktionieren zu können.

 

Selbstbedienung

Schlussendlich ist immer wichtig, um Hinterkopf zu behalten: Jeder ist anders. Nicht alle sind Morgenmenschen, die in der Früh am produktivsten sind und nicht jeder kann fokussiert arbeiten, während die anderen seit Stunden schlafen. Manche Menschen fühlen sich besser, wenn sie das unangenehmste zuerst erledigen, während manche besser arbeiten können, wenn sie sich die Misere bis zum Schluss aufsparen. Als goldene Regel sollten Sie deshalb beachten, auf Ihr eigenes Gefühl zu hören. Testen Sie unterschiedliche Tipps aus, um herauszufinden, was Ihnen am besten liegt und letztendlich Ihre Produktivität zu steigern hilft.