Die Kunst der Fehlervermeidung – Hilfreiche Werkzeuge der Qualitätsplanung im Qualitätsmanagement
Wege zu einem effektiven Zeitmanagement
Wer in einem Büro arbeitet, kennt das: Am Montag stapelt sich bergeweise die Eingangspost, das Telefon klingelt ununterbrochen, während man möglicherweise auch noch im Kundengespräch ist. Und dann steht auch noch eine Teambesprechung an, wenn man gerade mal „so richtig was geschafft hat“. Was nach typischen Klischees klingt, ist aber in den meisten deutschen Büros die Wahrheit. Was hier fehlt, ist ein organisiertes Zeitmanagement.
Was ist Zeitmanagement eigentlich?
Es gibt unzählige Coachings und Programme, die sich mit diesem Thema beschäftigen – eine Unmenge an Tipps und Ratschlägen, die uns helfen sollen, mehr schaffen zu können. Doch was genau hat es eigentlich mit dem Begriff Zeitmanagement auf sich?
Im Prinzip ist Zeitmanagement nichts anderes als das systematische und disziplinierte Planen von Zeit. Also eine Folge von Schritten, die helfen können, mit der Zeit besser zurechtzukommen. Durch ein aktives Zeitmanagement gewinnt man mehr Zeit, die man sich frei einteilen kann. Nicht nur ein Gewinn von Zeit ist das Ergebnis von erfolgreichem Zeitmanagement. Es hilft auch, die wichtigen und wesentlichen Dinge zu schaffen. Damit werden einerseits Zeitverschwendungen und Leerzeiten vermieden, andererseits werden Pünktlichkeit und eine höhere Effizienz der Arbeits- oder auch bei der Freizeit erreicht. Jemand mit einem guten Zeitmanagement erlebt weniger Stress und hat eine höhere Arbeitszufriedenheit, auch die Arbeitsleistung und die Arbeitsqualität können sich dadurch verbessern.
Zeit – ein bedeutender Faktor in unserem Leben
Erst wenn man sich mit der Materie Zeit gezielt auseinandersetzt, kann man im Nachgang seine Zeit analysieren und mit Prioritätensetzung seine Aufgaben ohne Hektik, Chaos und Zeitdruck organisiert erledigen – und damit ein erfolgreiches Zeitmanagement betreiben.
In unserer heutigen Gesellschaft muss alles schnell gehen oder gar gleichzeitig. Damit verbunden sind auch Begriffe wie Zeitknappheit, Zeitvorgaben und Lebenszeit. Ständig sind wir in Sorge, ob die Zeit, die wir für eine bestimmte Tätigkeit festgelegt haben, ausreicht. Meist scheint die Zeit zu schnell zu vergehen, womit sie für uns als ein äußerst knappes Gut gilt. Deswegen sind wir stets bemüht, sie zu haben. Der Mensch ist fast immer unzufrieden mit der Zeit. Dabei ist es nicht einmal die Zeit selbst, mit der wir unzufrieden sind – denn die bleibt ja immer gleich, da sie schließlich nur ein von Menschen geschaffenes System aus Zahlen ist, um eine Orientierungsmöglichkeit im Alltag zu bieten. Es ist vielmehr unser jeweiliges individuelles Bewusstsein, welches uns das Gefühl gibt, wie schnell die Zeit vergeht.
Setzen Sie sich Ziele!
Denken Sie also ganz konkret über Ihre Zeit nach und machen Sie sich bewusst, wo Sie gerne mehr Zeit hätten und wo Sie Zeit einsparen wollen. Das gelingt vor allem dann, wenn Sie sich Ziele setzen. Denn Sie können erst an dem „Wie“ arbeiten, wenn Sie sich im Vorhinein über das Gedanken gemacht haben, was Sie überhaupt erreichen wollen. Vielen Menschen hilft für eine gute und konkrete Zielsetzung die Listenform: Schreiben Sie also Ihre Ziele in dieser Liste auf und achten Sie darauf, dass die Ziele klar und deutlich formuliert und auch messbar sind. Außerdem ist eine Motivation nur dann gegeben, wenn Sie herausgefordert werden – seien Sie mit Ihren Zielen also stets anspruchsvoll, aber auch realistisch. Vergessen Sie nicht: Geben Sie Ihren Zielen einen festen Termin, denn ohne einen konkreten Zeitpunkt arbeitet man nicht genug am Ziel.
Analysieren Sie Ihre Zeitverluste!
Die Ziele, die Sie sich gesteckt haben, bestimmen Ihre Zukunft – machen Sie sich also nun über Ihr Zeitverhalten Gedanken. Sie haben somit immer Ihre Ziele und das große Ganze im Blick und können sich so schnell nicht verzetteln. Erforschen Sie Ihr Zeitverhalten bei der Arbeit einmal über einen längeren Zeitraum. Stellen Sie sich beispielsweise Fragen wie:
- Habe ich mich an diesem Tag vielleicht verzettelt, weil ich mir zu viele Ziele, zu viele Erledigungen gleichzeitig zugetraut habe?
- Hatte ich mich auf mögliche Schwierigkeiten bei der Planung eingestellt? Hatte ich Pufferzeiten eingeplant?
- Habe ich eine Rangordnung der Arbeiten festgelegt? Nehmen Routinearbeiten zu viel Zeit in Anspruch, weil ich sie zu gründlich erledigen will?
- Nutze ich alle modernen Hilfsmittel, die mir zur Verfügung stehen (Wählautomaten, Textautomaten, Formulare, Checkliste)?
- Neige ich dazu, alle Arbeiten selbst durchführen zu wollen?
- Berücksichtige ich meinen Biorhythmus bzw. kenne ich meine Leistungshochs und -tiefs, und wie weit berücksichtige ich diese bei der Arbeitsplanung? (vgl. May 2015)
Wenn Sie sich solche Fragen einfach einmal schriftlich beantworten, können Sie schnell erkennen, wenn Sie Defizite in Ihrem Zeitmanagement und in Ihrem Selbstmanagement haben und anfangen, dem entgegenzuwirken.
Wirken Sie Zeitdieben aktiv entgegen!
Uns geht viel Zeit durch Störfaktoren verloren. Diese können sowohl von außen als auch von einem selbst kommen. Auch wenn es schwerfällt, das zu glauben, überwiegen häufig die eigenen, inneren Störfaktoren. Man schiebt schneller mal die Schuld für die eigene ineffiziente Arbeitsweise auf jemand Dritten als sich einzugestehen, dass man selbst der größte Störfaktor ist. Ob nun durch einen selbst oder jemand anders verursacht: Verwenden Sie Ihre Energie lieber auf eine Lösung statt sich immer wieder darüber aufzuregen! Unterteilen Sie Ihre Störfaktoren in solche, die Sie beeinflussen können und solche, die Sie nicht beeinflussen können. Bei den ersten ist die schnellste Lösung, an sich selbst zu arbeiten. Ihre Mitmenschen können Sie hingegen nur schwer verändern. Bei letzteren sollten Sie sich nicht zu lange ärgern und Ihre Zeit nicht für Dinge verschwenden, die nicht zu ändern
sind.
ALPEN-Methode und Co.
Es gibt eine Menge an Methoden und Prinzipien, die uns bei unserer Zeitplanung helfen können. Drei effektive Wege sind die ALPEN-Methode, das Eisenhower-Prinzip und die Pomodoro-Technik.
Die sogenannte ALPEN-Methode, die vom deutschen Ökonom und Ratgeberautor Lothar J. Seiwert erfunden wurde, erfordert nur wenig Aufwand und kann durchaus effektiv das Zeitmanagement steigern.
A – Aufgaben, Aktivitäten, Termine aufschreiben: In diesem Schritt listen Sie alle anstehenden Tätigkeiten auf und erfassen diese z.B. in To-Do-Listen. Wichtig: Alle Termine erfassen (von Meeting über die E-Mail-Bearbeitung, zu erledigende Telefonate, Schriftverkehr bis hin zu Fixterminen)!
L – Länge schätzen/festlegen: Schätzen Sie realistisch die Länge der einzelnen Aufgaben. Wie lange werden bzw. möchten Sie mit dieser Tätigkeit beschäftigt sein? Dies hilft nicht nur als Abschätzung, wie lange etwas dauern wird, sondern verhindert auch das Verzetteln in Aufgaben, indem ein zeitlicher Rahmen abgesteckt wird.
P – Pufferzeit einplanen: Es gibt Vieles, was die Tagesplanung akut durcheinander bringen kann, wie z.B. ein plötzlicher Auftrag, ein krankgeschriebener Kollege oder ein langes Telefonat. Daher sollten Sie nur 60 Prozent Ihrer gesamten Zeit verplanen und den Rest für nicht Planbares lassen.
E – Entscheidungen treffen: In den verplanten 60 Prozent Ihrer Zeit müssen Sie nun die wichtigsten Aufgaben erledigen. Hier entscheiden Sie, wie wichtig bestimmte Aufgaben sind und was sich möglicherweise doch auf einen anderen Tag verschieben lässt.
N – Nachkontrollieren: Am Ende des Tages müssen Sie nun den Erledigungsstand des Tages kontrollieren. Hat Ihr Plan tatsächlich funktioniert oder haben Sie sich zu viel vorgenommen?
Die ALPEN-Methode stellt nur eine mögliche Strategie für die Optimierung seines Zeitmanagements dar. Universelle Lösungen gibt es nicht, da jeder Beruf anders ist. Je mehr man z.B. in seinem Beruf von anderen Personen abhängig ist, desto schwerer kann diese Methode umgesetzt werden.
Um seine Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, empfiehlt sich das Eisenhower-Prinzip. Dieses Entscheidungsprinzip stammt von dem amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower und kann helfen, Aufgaben trotz der Begrenztheit von Ressourcen effektiv abzuarbeiten. Beim Eisenhower-Prinzip richtet sich die Prioritätensetzung bei Aufgaben nach den beiden Kriterien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“. Durch die Anwendung der beiden Kriterien ergibt sich eine einfache Matrix mit vier Möglichkeiten, mit Aufgaben umzugehen:
Wenn Sie sich mithilfe dieser Matrix einen Überblick über Ihre Aufgaben geschaffen haben, können Sie entscheiden, wie Sie mit ihnen umgehen. Somit können Sie diese Methode für Ihr aktives Zeitmanagement nutzen, indem Sie Ihre zu erledigenden Aufgaben bei Ihrer Tages- oder Wochenplanung in die obigen Kategorien einteilen.
Wenn es nicht mehr um die Planung der Prioritäten geht, sondern um das reine Abarbeiten der Aufgaben an sich, gibt es eine Technik, die die Arbeit in kleine Zeiteinheiten unterteilt und sie damit besonders wirkungsvoll macht: Die Pomodoro-Technik.
Bei der Pomodoro-Technik nimmt man sich eine konkrete Aufgabe, stellt sich den Timer auf 25 Minuten und arbeitet konzentriert an dieser Aufgabe. Klingelt der Timer, legt man eine Pause von 5 Minuten ein, in der man sich am besten vom Arbeitsplatz entfernt und nicht an seine Aufgabe denkt, indem man beispielsweise Musik hört, durchlüftet oder Dehnübungen macht. Nun werden diese Einheiten wiederholt. Nach insgesamt 4 Pomodori (4×25 Minuten und je 5 Minuten Pause) ist es an der Zeit für eine längere Pause von 30 Minuten.
Welche Technik Sie bei Ihrem Zeitmanagement nutzen wollen, bleibt Ihnen überlassen. Möglicherweise funktioniert die Pomodoro-Technik bei Ihnen nicht besonders gut, weil Sie nach 25 Minuten erst so richtig kreativ werden oder das Eisenhower-Prinzip kann Ihre komplexen Aufgaben nicht kategorisieren.
Fakt ist aber, dass allein die reine Beschäftigung mit dem Faktor „Zeit“ schon zu einer Verbesserung unseres Zeitmanagements führt. Bei allen Ihren Bemühungen sollten Sie immer daran denken, dass Sie durch Zeitmanagement viel gewinnen können. Stressabbau, die Verhinderung von zu schnellen Entscheidungen oder der Gewinn von Übersicht und Ordnung – all das sind Vorteile, die sich bereits nach einer Woche mit einem aktiven Zeitmanagement einstellen können.
Literatur:
May, Sibylle 2015. Praxishandbuch Chefentlastung. Der Leitfaden für effizientes Zeitmanagement, Selbstmanagement und Informationsmanagement im Office. Wiesbaden.
