Don’t copy and paste – wie man als Onlineredakteur wirkungsvolle Social Media Beiträge schreibt
Sicher kennen Sie das Problem: Sie öffnen morgens Ihr E-Mail-Programm und eine riesige Flut an E-Mails trudelt ein. Der überfüllte Posteingang arbeitet sich nur schwer ab und mittags sind Sie immer noch nicht Herr über die E-Mail-Flut. Führungskräfte bekommen rund 30 000 Mails pro Jahr – kein Wunder also, dass viel zu viel Arbeitszeit für die Beantwortung dieser im Arbeitsalltag draufgeht und die wichtigen Tätigkeiten viel zu kurz kommen.
Doch das muss nicht sein: Mit ein paar Ordnungsmechanismen sorgen Sie für Ordnung und Übersichtlichkeit in Ihrem Postfach und bearbeiten E-Mails in Akkordzeit!
E-Mails müssen nicht immer Priorität haben!
Als ersten und wichtigsten Punkt sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass die E-Mail-Beantwortung nur ein Aufgabenbereich von vielen Ihrer täglichen Arbeit ist. Natürlich hängt dies von Ihrer genauen Tätigkeit und von der Branche, in der Sie arbeiten, ab (das gilt übrigens auch für den Zeitumfang und den Aufwand für die E-Mail-Bearbeitung). Machen Sie sich bewusst, dass – gerade, wenn Sie in einer anderen Arbeit vertieft sind – die Beantwortung der E-Mails nicht immer oberste Priorität hat. Lassen Sie sich also nicht durch jede neu ankommende E-Mail dazu verleiten, sich statt Ihrer angefangenen Aufgabe lieber Ihrem Postfach zuzuwenden.
Tipp: Stellen Sie alle akustischen Signale und/oder auch Pop-Up-Fenster, die das Eintreffen einer E-Mail ankündigen, aus. Dadurch werden Sie nicht von Ihrer aktuellen Arbeit unterbrochen.
Feste Lesezeiten einrichten!
Dies führt auch gleich zum nächsten Punkt: Richten Sie sich feste Lesezeiten ein. In diesen führen Sie dann auch nur das Bearbeiten der E-Mails aus. Öffnen Sie am Morgen nicht gleich alle E-Mails sofort, sondern registrieren erst einmal Absender und Betreff und öffnen dann die E-Mails mit Eilsymbol. Erst dann lesen Sie Nachrichten mit wichtigen Betreffs oder von wichtigen Absendern oder Vorgesetzten. Um eine zügige Durcharbeit zu gewährleisten, müssen Sie unterscheiden, welche E-Mails einer dringenden Erledigung bedürfen und welche auf Dauer irrelevant sind.
Tipp: Bearbeiten Sie alle E-Mails, die nur eine kurze Zeit in Anspruch nehmen sofort. Orientieren Sie sich dazu an der Drei-Minuten-Regel: Alle Mails, die Sie innerhalb von drei Minuten fertigstellen können, erledigen Sie sofort. Dies erspart ein erneutes Lesen und Einarbeiten in das Thema und spart Zeit.
Mut zum Löschen!
Auch wenn Sie das vielleicht nicht gerne hören wollen – Sie können (und sollten!) E-Mails auch ungelesen löschen. Zum Beispiel, wenn Sie bereits am Betreff erkennen, dass die E-Mail für Sie weder relevant noch interessant ist. Haben Sie Antworten zu Routinefragen erhalten, können Sie diese nach dem Lesen auch sofort löschen oder gegebenenfalls in einen Archiv-Ordner verschieben. Generell sollten Sie bearbeitete E-Mails (insofern sie nicht archiviert werden müssen) gleich nach der Erledigung löschen.
Tipp: Beantworten Sie einfache Sachverhalte (oder auch sehr komplizierte) nicht mit einer zeitraubenden E-Mail, sondern greifen Sie zum Telefon und klären den Sachverhalt direkt. Nicht alle Vorgänge benötigen einen „beweisführenden Schriftwechsel mit Zeugen“. Damit ist die Sache gleich erledigt – gerade bei sehr komplizierten Problemen können so erneute Nachfrage-E-Mails vermieden werden. Das entlastet den Posteingang – denn nach der Klärung des Sachverhalts kann die E-Mail sofort gelöscht werden.
Ordnerstrukturen nutzen
Die E-Mails in Ordnerstrukturen abzulegen ist ein wesentlicher Bestandteil von einem effektiven Umgang mit E-Mails. Kategorisieren Sie die Ordner beispielsweise nach Projekten, Kunden oder Produkten – je nach Bedarf. Wählen Sie dabei durchgängige und einheitliche Strukturebenen und verschieben Sie die E-Mails sofort nach dem Lesen in den entsprechenden Mailbox-Ordner. Das gilt sowohl für kurz- als auch langfristige Projekte. Ordner für kurze Projekte können Sie nach Beendigung auch wieder auflösen. Vergeben Sie Kategorien, damit Sie E-Mails besser zuordnen können. Auch farbliche Kennzeichnungen erleichtern die Übersichtlichkeit der Mailbox.
Tipp: Lassen Sie Ihr E-Mail-Programm den ersten Schritt zur Sortierung machen. Mithilfe von Regeln können Sie eingehende E-Mails automatisch nach Kriterien wie Schlagwörtern im Betreff, Absendern etc. in die entsprechenden Ordner sortieren oder automatisch weiterleiten lassen.
Zu guter Letzt: Nutzen Sie alle Möglichkeiten Ihres E-Mail-Programms aus – in den meisten Programmen sind Kalender- und Aufgabentools enthalten. Verwenden Sie E-Mails als Grundlage für Termine des Kalenders und für neue Aufgaben und verknüpfen Sie diese auch mit Dateien.
Probieren Sie es aus: mit diesen wenigen und einfachen Tipps werden Sie in Zukunft den täglichen E-Mail-Berg leichter abarbeiten können und Sie können sich wieder den wichtigen Arbeiten Ihres Jobs zuwenden.
