Don’t copy and paste – wie man als Onlineredakteur wirkungsvolle Social Media Beiträge schreibt
Stell Dir eine richtig coole Uhr vor. Am besten ein handgefertigtes Schweizer Modell. Du siehst jetzt vielleicht ein sehr hochwertig verarbeitetes Gehäuse aus Gold oder Platin, ein bis ins kleinste Detail perfekt ausgearbeitetes Ziffernblatt und ein wunderschönes Armband, genau passend zur Uhr. Als Ganzes gesehen, siehst du gerade ein Meisterwerk von Handarbeit in Kombination aus Design und Präzision. Nun möchte ich, dass Du diese Metapher auf deine Firma anwendest. Du hast ein perfektes Image, ein tolles Firmengebäude, richtig gute Außendienstmitarbeiter und nur zufriedene Kunden. Jedoch schätzt und weißt Du bereits jetzt, dass weder Deine Firma ohne Office Management noch die tolle Uhr ohne eine wesentliche Komponente funktionieren kann.
Die schönste Uhr braucht ein präzises Uhrwerk, bei dem jedes Zahnrad und jede Schraube, auch wenn noch so klein, eine wichtige Funktion erfüllt. Jede einzelne Komponente greift ineinander und garantiert somit die ernorme Präzision und Funktionalität der Uhr. Genauso gut wie ein Schweizer Uhrwerk möchtet Du auch alle innerbetrieblichen Vorgänge haben. Es ist egal, ob es um das Frontoffice, den Vertriebsinnendienst, den Einkauf, die Marketingabteilung oder um die Auftragsbearbeitung geht. Jede einzelne Komponente, jedes Zahnrad oder jede Schraube im Office Management hat hier seinen Platz und seine Funktion. Auch wenn diese einzelnen Bereiche für die meisten Deiner Kunden nicht gleich sichtbar ist, sind diese doch ein Garant für nachhaltigen Unternehmenserfolg. Es ist also eine gute Idee, den Fokus künftig noch mehr in diese Richtung zu setzen und Dein Office Management zu optimieren und zu perfektionieren. Nachstehend möchte ich gerne auf einige wichtige Bereiche im Office Management eingehen, damit Du gleich einen Anhaltspunkt für Deine Firma oder für deine Karriere als Office Manager hast.
Frontoffice
Der erste Berührungspunkt für fast alle internen und externen Bereiche ist das Frontoffice. Du kannst dir das Frontoffice als Schnittstelle und Anlaufstelle für alle innerbetrieblichen Vorgänge vorstellen. Zur klassischen Tätigkeit im Frontoffice zählt das Sekretariat. Als Hauptkoordinator im betrieblichen Innendienst laufen hier alle nötigen Informationen zusammen. Es werden Telefonate angenommen und weitergeleitet, es dient als zentrale Postanlaufstelle inkl. der Verteilung, es ist die erste Koordinationsstelle für unternehmensinterne und externe Personen.
Damit im Frontoffice alles glatt läuft, ist es hier besonders wichtig, Mitarbeiter mit dementsprechenden Qualifikationen an der „Front“ zu haben. Wesentliche Merkmale für diesen Bereich ist situationselastisches Arbeiten, also optional reagieren zu können in verschiedenen Situationen. Wichtig ist auch, dass die beteiligten Mitarbeiter immer den Überblick über alle anstehenden Termine, Telefonate, Mails und der gesamten Korrespondenz im Unternehmen haben. Eine gute Ausbildung am Telefon sowie eine gewählte Ausdrucksweise für Schriftverkehr aller Art sind Voraussetzung für einen seriösen Kontakt mir Kunden, Lieferanten und Kollegen.
Vertriebsinnendienst
Der Vertriebsinnendienst bietet eine der wesentlichsten Stützen für das Sales Team oder den Außendienst. Sämtliche kaufmännischen Aktivitäten, die nötigt sind, werden vom Innendienst abgewickelt. Egal ob es um die Erstellung von Angeboten Rechnungen oder sonstiger kaufmännischer Korrespondenz geht, unterstützt der Vertriebsinnendienst den Außendienst und alle anderen Bereiche im Unternehmen. Dazu kommt, dass der Innendienst natürlich auch für die Kundenbetreuung vor, während und nach dem Kauf verantwortlich ist sowie in vielen Unternehmen für Tele Sales Aktivitäten eingesetzt wird. Neben der Auftragsbearbeitung gilt auch das Vertragsmanagement zu den Aufgaben dieser Position.
Eine weitere wichtige Aufgabe des Innendienstes ist die Beschaffung bzw. der Einkauf von Handels- und Verbrauchsmaterialien. In größeren Firmen kann es sein, dass der Einkauf von Handelswaren auch von der Lagerlogistik übernommen wird, dies kommt aber mittlerweile schon eher selten vor. Durch ein ausgeklügeltes Bestell- und Beschaffungssystem ist es Unternehmen möglich, kosteneffizient zu wirtschaften. Je genauer und präziser die Handelswaren und die Verbrauchsmaterialien organisiert sind, umso günstiger ist es für das Unternehmen. Ein guter Office Manager zeichnet sich dadurch aus, dass er stets einen Überblick über die Handelswaren und die Verbrauchsgüter hat und diese zum richtigen Zeitpunkt in der passenden Menge zur Verfügung stellen kann.
Zu der fast wichtigsten innerbetrieblichen Aufgabe gehört natürlich auch das Marketing. Marketing umfasst alle Prozesse in einem Unternehmen, die darauf abzielen, Produkte zu verkaufen und das Unternehmen nach außen bestmöglich zu präsentieren. Angefangen von der Produkteinführung über das Produktmanagement bis hin zu Produktpolitik, Preispolitik, Kommunikationspolitik und Distributionspolitik zählen alle diese Bereichen in das wohlmöglich größte zusammenhängende Resort in einem Unternehmen. Da Marketing als Hauptbeteiligter im gesamten Vertriebskontext gilt, ist es auch maßgeblich am wirtschaftlichen Erfolg Deines Unternehmens beteiligt. Somit ist es eine gute Idee, diesem wichtigen Bereich im Unternehmen besonders viel Aufmerksamkeit zu schenken.
Natürlich zählen auch die Buchhaltung und die Lohnverrechnung, sofern diese unternehmensintern ausgeübt werden, zum Innendienst. Egal ob Finanzbuchhaltung oder Rechnungswesen, Lohnverrechnung oder Bilanzierung – all diese Prozesse gehören zum klassischen Geschäftsbetrieb dazu und müssen gesteuert werden. Bei der Buchhaltung und im Rechnungswesen ist es besonders wichtig, dass die Mitarbeiter so genau wie möglich agieren, damit keine Fehler entstehen können.
Personalwesen / HR Management im Office Management
Ein weiterer innerbetrieblicher Bereich, der jedoch nur die Mitarbeiter betrifft, ist das Personalwesen oder Human Ressource Management. Dieser Bereich im Unternehmen ist für die benötigte Personalbereitstellung verantwortlich. Das Personalwesen beschafft die Mitarbeiter, die für spezielle Tätigkeiten benötigt werden, und kümmert sich gleichzeitig um alle rechtlichen Aktivitäten und um den Onboarding- und Offboardingprozess im Unternehmen. Gemeinsam mit der Marketingabteilung wird auch im Rahmen von Mitarbeiterbeschaffungsaktionen das Employer Branding gestaltet. Employer Branding wird in der heutigen Zeit immer wichtiger, denn es macht das Unternehmen für Arbeitssuchende attraktiver. Das HR Management arbeitet mit allen Bereichen im Unternehmen zusammen.
Du siehst also, dass dieses Berufsbild sehr breit aufgestellt ist und dass Du viele verschiedene Bereiche im Unternehmen steuern und ausführen darfst. Gerade in der heutigen Zeit von Digitalisierung, CRM, DSGVO usw. ist es wichtig, in so einer Position den Überblick zu haben, Ressourcen perfekt zu verteilen, zielgerichtet zu arbeiten und genau die nötigen Prozesse und Projekte anzustoßen, um jeder Situation gewachsen zu sein. Als Allrounder mit breitem betriebswirtschaftlichen Grundwissen und der Fähigkeit, gut koordinieren zu können, ist dieser Arbeitsbereich für Dich sehr spannend und Du wirst die abwechslungsreichen Herausforderungen, die täglich auf Dich warten, mit Perfektion meistern.
Denk immer daran: Das Uhrwerk macht die Uhr perfekt und lässt diese funktionieren.
